05 Juil
Tous les mois, elles arrivent, peu ou prou avec le salaire. A tel point qu’on n’y fait plus attention … Mais combien de temps faut-il garder une fiche de paie ? Réponse.
En tant que particuliers, nous ne sommes pas forcément habitués à composer avec les logiques administratives. Le plus souvent, cela ne pose pas de problème majeur … Mais parfois, le revers de la médaille peut être rude quand on a ignoré, parfois sans le savoir, certaines règles. Nous recevons tous des fiches de paies, et il est parfois bien difficile de savoir quoi en faire. Combien de temps les garder ? Nous allons voir que, que ce soit la fiche de paie d’un intermittent du spectacle, ou celle d’un employé d’une grande surface, il y a des éléments communs. C’est parti pour un topo explicatif !
Mises au point sur la fiche de paie
Avant d’aller plus au cœur de notre sujet, disséquons un peu ces fameuses fiches de paie. Comme dit précédemment, à force de les voir arriver régulièrement, et de ne pas en avoir besoin, on peut finir par vouloir s’en débarrasser. D’ailleurs, y jetons-nous seulement un œil ? Pas sûr, nous savons ce que nous touchons et il apparaît dérisoire de les consulter.
Avant de statuer sur combien de temps les conserver, revenons sur la nature même de ces fiches de paie, à même d’expliquer leur importance parfois dévaluée. La fiche de paie, ce n’est ni plus ni moins que l’ensemble des informations financières sur un salarié pendant un mois œuvré. Tout y figure. On pense bien sûr au brut et au net, mais nous trouverons également toutes les opérations justifiant cette différence brut/net.
Ainsi, les montants cotisés, la part de l’Etat, les dépenses sociales, les jours de vacances gagnés et autres. Tout y figure. Nous pouvons savoir combien nous cotisons par mois, par exemple. Nous y trouverons également le détail des heures travaillées. Heures supplémentaires, heures payées, jours de repos, d’absence etc. Tout y est. Autrement dit, en cas de litige, qu’il soit administratif ou patronal, ce sont les fiches de paie qui permettront de prouver vos dires, le cas échéant.
Ce document fait en effet autorité en la matière. Idem, une fois arrivé à l’âge de la retraite, ces documents pourraient servir à prouver des erreurs de calculs vous concernant. On voit donc l’importance des fiches de paie. Mais combien de temps doivent-elles être gardées ? On voit cela maintenant
La durée de conservation des fiches de paie
Ici, il faudra différencier deux points : la durée légale de conservation des données administratives, telles que les fiches de paie, et la durée logique, celle du citoyen lambda. En matière légale, ici tout est très clair. Il faut conserver et pouvoir attester de la conservation des fiches de paie pendant au moins 5 ans. ,Au-delà, il n’est plus attendu du particulier qu’il ait veillé ou non à la conservation des dits-documents.
C’est là qu’intervient la durée qu’on pourrait qualifier de logique.
Quand on voit l’importance des fiches de paie, il devient assez évident de se dire que cette durée légale n’est pas suffisante, sachant d’autant plus que ces fiches de paie peuvent permettre de justifier de quelque chose au moment de sa … retraite ! Nous vous conseillerions donc, dans la mesure du possible, de les garder numérisées sur un support sûr, pour pouvoir être à même de les utiliser si un jour la situation l’exigeait.
Il vaut mieux être prudent que se trouver en difficulté plus tard. La conservation numérique permet un gain de place et évite d’avoir des pertes lors des déménagements ou des avaries de la vie, aussi c’est la solution qui fait loi le plus souvent. Mais, autant ne pas mettre tous ses œufs dans le même panier et avoir plusieurs copies …
